Impacto do COVID nos processos organizacionais

Autor: Gerson Luiz Baffini – Professor Associado da FDC

• Uma versão em espanhol deste artigo foi publicada anteriormente no 5 Días, meio de comunicação paraguaio sobre negócios, finanças e economia, como parte de uma iniciativa da Fundação Dom Cabral. Confira em: https://www.5dias.com.py/columnas/impacto-del-covid-en-los-procesos-organizativos

Não é novidade que as organizações sofrem pressão por adequações e mudanças quanto a forma de execução de suas atividades em busca de melhores práticas e consequentes resultados, porém nos últimos anos essas mudanças foram potencializadas por uma grande necessidade de inovação em processos e o advento da COVID 19 potencializou a velocidade de tudo isso.

Fato é que todas as organizações, sejam grandes, médias ou mesmo as pequenas fizeram mudanças ou até inovações em uma grande velocidade e não houve tempo hábil para estudar se essa nova forma de trabalho seria a mais adequada. Simplesmente fomos levados a reagir para manter nossas organizações funcionando no caos criado pela pandemia.

Como exemplo de mudanças podemos citar o trabalho em home office, as reuniões online, as assinaturas de contratos digitais, entregas delivery dentre uma imensidade de mudanças que forçaram diversas adequações nos processos organizacionais.

Agora com o retorno das atividades, as organizações ainda se questionam em manter ou não muitas dessas mudanças, pois foram avaliadas como mais adequadas para os novos tempos.

Temos acompanhado também uma mudança cultural e muitas pessoas estão buscando melhor qualidade de vida que junto com o aquecimento da economia vem trazendo um aumento no turnover das organizações. 

O resultado de tudo isso é a baixa robustez nos processos, pois mudanças foram feitas sem análise, faltam procedimentos formalizados e os novos colaboradores terão que aprender como executar suas atividades de maneira informal, gerando insegurança na execução.

Processos Robustos: Processo robusto é aquele que foi estudado, redesenhado, implantado, formalizado (fluxograma, procedimento e instrução de trabalho), possui indicadores de desempenho que mostram a performance e permitem a melhoria contínua.

Muitos líderes buscam a solução para a baixa robustez em uma correria frenética para formalizar todos os processos da organização de uma só vez, sem mesmo estudar a melhor forma de trabalho, criam uma infinidade de documentos e burocracia para manter todo esse sistema atualizado e frequentemente encontramos documentos que simplesmente não traduzem a realidade da operação. Gasta-se muita energia para pouco resultado com essa forma de atuação.

Minha experiência em transformação de empresas a partir de processos mostra que esse formato está ao contrário, primeiro devemos redesenhar os processos, depois coloca-los em prática e fazer os ajustes operacionais necessários e somente depois poderemos elaborar os procedimentos e instruções de trabalho que são extremamente importantes para aumentar a robustez dos processos.

Mapeamento e redesenho de processos é uma arte que deve ser tratada de forma a lapidar a maneira com a qual a empresa cria valor para seu cliente com o menor custo possível.

Redesenhar processo deve partir de uma análise macro de como as áreas e departamentos se relacionam entre si (Mapa de contexto), passando por uma visão de cadeia de valor (Mapa de relações entre processos), onde dividimos a empresa em macroprocessos, processos e subprocessos e identificação dos processos chave os quais serão redesenhados de forma sequenciais, trazendo resultados mais rapidamente para a organização.

Ao longo desse mapeamento identificamos rupturas (oportunidades de melhoria) nos processos e classificamos da seguinte forma:

Rupturas organizacionais: Políticas e regras de negócio que devem ser definidas pela alta direção e sem as quais os processos não funcionam.

Rupturas processuais: Fluxos confusos, processos não padronizados, performance ruins que devem ser tratados a partir da mudança nos fluxos dos processos.

Rupturas cargo ocupante: Colaboradores com gap’s de competência que precisam ser treinados para melhoria da performance.

Resultado: Novas Políticas e regras, geram novos processos que vão demandar novos treinamentos para nossos colaboradores.

Na Fundação Dom Cabral, por meio do Programa PAEX, ajudamos lideranças e organizações a redesenhar seus processos durante a monitoria de processos, além da adoção de indicadores que apoiam a liderança em sua difícil responsabilidade de tomar decisões.

Gerson Baffini é professor Associado nas áreas de Estratégia e Processos na Fundação Dom Cabral. Tem Pós-graduação em Política e Estratégia pela Universidade de São Paulo (2003), Pós-graduação em Administração de Empresas (1995) e Graduação em Química Industrial (1992). Palestrante e Professor, atua como Orientador Técnico do Programa Parceiros para Excelência (PAEX) e Professor Convidado em programas Customizados da FDC.