Autor: Ricardo Abdala – professor associado à FDC
Clique aqui e confira o vídeo sobre Design Organizacional!
Porque uma empresa deve rever seu design organizacional
Quando falamos de Design Organizacional temos o objetivo fundamental de revermos a nossa estrutura organizacional, considerando a necessidade de nos adaptarmos ao contexto em que a empresa se insere. Esse contexto nos leva a repensarmos os nossos sistemas de autoridade e de responsabilidade, de comunicação, nossos serviços, processos e nossa estrutura.
Pegando como exemplo a pandemia, vimos que o contexto impõe mudanças às organizações, uma necessidade de ter uma nova dinâmica. Avaliar os desenhos das organizações não pode mais ser feito a caneta, deve ser feito a lápis porque quando o contexto muda o desenho muda, o negócio muda, o modelo de negócios muda e as necessidades dos nossos clientes também mudam. Se nós pararmos para avaliar em termos de contextos, seja no ambiente geral ou macroambiente, nós estamos falando de fatores políticos, econômicos, sociais, tecnológicos, ambientais, legais, naturais e epidemiológicos como tivemos agora recentemente na pandemia.
Quando pensamos no ambiente setorial estamos incluindo concorrentes, novos entrantes, produtos substitutos, fornecedores, clientes, então temos que parar para avaliar essa dinâmica tanto do macroambiente quanto do ambiente setorial. Ela impõe à organização uma flexibilidade, uma agilidade muito maior do que nós tínhamos alguns anos atrás.
Então, esse advento faz com que as organizações tenham que repensar, em termos de estrutura organizacional, a maneira como ela se organiza. Por conta disso, pode ser que as funções que eu tinha anteriormente não sejam mais úteis nesse ambiente dinâmico. Pode ser que aquelas funções e como elas se organizavam dentro da empresa não sejam mais adequadas.
A título de exemplo, nós podemos falar de um restaurante. Um restaurante à la carte que tinha um processo comercial por encomenda, na medida em que veio a pandemia ele teve que modificar o processo para um processo industrial que conseguisse atender em tempo hábil a necessidade do novo cliente, que vai pedir via delivery. Então esse processo de repensar o modelo tem que ser ágil, porque algumas empresas não conseguem se adaptar e acabam quebrando no mercado.
Esse é um exemplo, mas qualquer outro exemplo se adequa, podemos pensar em marketplace, na indústria ou no varejo, todos os segmentos têm que ser readaptados e o design organizacional vai levar a empresa a repensar a maneira como ela se organiza e as entregas que ela tem em relação ao mercado.
Ao que se atentar no processo de design organizacional
Quando pensamos no modelo de design organizacional nós falamos de alguns fatores importantes, em primeiro lugar está a estratégia. Qual a estratégia da organização? A sua organização compete por diferenciação? Ela compete por liderança em custos? Na eficiência operacional? Isso tem a ver com a maneira como você vai desenhar a sua organização.
No segundo momento é preciso pensar em como vai ser a estrutura organizacional para atender a mudança do contexto e da estratégia ou para a sustentação da estratégia atual. Todas as vezes em que mudo minha estrutura eu mudo também um sistema de responsabilidade, autoridade, comunicação e assim por diante.
Em terceiro, além de mudar a estratégia e a estrutura, também é preciso repensar os processos internos. Temos alguns exemplos importantes, quando a gente fala hoje de marketplace é fundamental que o varejo reveja os seus processos de negócio. Então a maneira como eu fazia anteriormente (comprava de um fabricante ou distribuidor, colocava na minha loja, meu cliente vinha até a minha loja, comprava e levava para sua casa) é um processo importado, os elos da cadeia de valor foram importados.
Eu tenho que repensar os meus processos de maneira que eu dê ao meu cliente acesso aos produtos e serviços da maneira mais cômoda, para que eu consiga garantir a ele um nível de entrega e de valor que não é só mais concentrado no produto, mas também nos serviços. Além disso, eu tenho que pensar que se vou mudar o meu processo eu tenho que começar a pensar em pessoas, em que pessoas eu preciso não só hoje, mas também no futuro, para garantir que a entrega de valor seja consistente e permanente.
Então eu tenho que pensar em pessoas, que essas pessoas têm que se sentir motivadas e incentivadas a me ajudar a entregar a proposta de valor. Quando eu falo de incentivar eu estou falando de recompensas, ou seja, recompensas financeiras e psicológicas.
Por isso, preciso fazer algumas perguntas: qual é o meu modelo de remuneração? Esse modelo de remuneração está adequado ao mercado? Esse modelo de remuneração garante que as pessoas vão continuar trabalhando comigo? Garante que as pessoas estão felizes e por isso elas vão fazer esforço para fazer a melhor entrega da minha proposta de valor? Quais competências essas pessoas têm hoje e quais competências elas precisam ter para garantir que eu vou continuar entregando valor para os meus clientes? Então esses são alguns pontos que a gente tem que pensar dentro do processo de design organizacional.
Cuidados na hora de rever o design organizacional
Durante o processo de revisão do design organizacional as empresas podem cometer alguns erros, então aqui estão alguns cuidados que você deve ter: em primeiro lugar, lembrar que nem sempre será possível entrar com o modelo já adequado à empresa. Tenho que pensar que quando eu mexo no desenho organizacional eu devo pensar na cultura da empresa, no ciclo de vida da organização, em que momento essa empresa está, a maneira como ela gerencia o seu negócio, como ela se organiza e quantos anos ela tem. Tenho que pensar que há um contexto e uma cultura em torno da empresa, por isso não posso adotar qualquer design ou modelo, deve ser o modelo que é mais adequado ao momento que a empresa está vivendo.
Então, muito cuidado com o modismo ou com a necessidade de se adequar em relação a outras empresas, pois cada empresa vai encontrar o seu modelo dentro da sua cultura e do seu momento, de maneira que isso possa ajudar a empresa a se sustentar e continuar sendo sustentável ao longo dos anos. Então muito cuidado com os erros.
Na prestação de serviço os erros são ainda mais comuns, porque na prestação de serviço os ajustes são mais fáceis de serem feitos, por não ter uma matéria-prima, assim a probabilidade de erro aumenta muito. Portanto, muito cuidado na hora de fazer um ajuste, principalmente por que o modelo de design organizacional para serviços é sustentado por pessoas. Você deve primeiro preparar as pessoas para que elas se adaptem a um novo modelo e não mudar o modelo e fazer com que as pessoas se adaptem. Então muito cuidado com esses fatores, seja em empresas de serviço, indústria, varejo ou o que for.
Modelos ágeis de design organizacional
Temos ouvido muito sobre os modelos ágeis, eles são calcados em algumas coisas importantes, como: empresas mais horizontais, as empresas toleram mais os erros honestos, têm uma comunicação mais fluida, têm uma dinâmica de gestão dos processos mais aberta e mais autônoma.
As empresas ágeis são aquelas empresas que identificam oportunidades, desenvolvem um produto ou serviço e colocam esse produto imediatamente no mercado. Então essa janela de oportunidade tem que ser aproveitada, o exemplo da pandemia é um exemplo bem próximo para a gente pensar sobre isso. As empresas que souberam identificar as oportunidades, adequar os seus processos, ter uma agilidade em identificar e formatar novos produtos e serviços, conseguiram aproveitar essa oportunidade apesar de muitas perdas, mas ainda uma oportunidade de negócio.
Clique aqui e leia mais sobre processos organizacionais!
Ricardo Abdala é professor associado da Fundação Dom Cabral – FDC, onde também atuou como Coordenador Técnico do Curso de Especialização – Ênfase em Gestão de Negócios (2004 -2013) e dos Grupos Paex. Professor convidado da área de Inteligência Competitiva, pelo MIT Sloan School of Management, Boston USA, desde 2014.
Deixe um comentário
Você precisa fazer o login para publicar um comentário.